店舗経営のDX(デジタルトランスフォーメーション)を科学するウェブマガジン

電子契約のメリットとは?デジタル化解禁で変わる雇用契約 アイキャッチ画像

電子契約のメリットとは?デジタル化解禁で変わる雇用契約

HR
  • hatena

電子契約の普及により今まで紙でしかできなかった雇用契約をPDFやクラウドサービスといった電子を利用して締結できるようになりました。手続きの煩雑さがぐっと解消されたのです。
ここでは、電子契約のメリットとは?デジタル化解禁で変わる雇用契約について解説します。

雇用時にも使える?そもそも電子契約とは?

インターネットを主とする情報通信技術を利用して契約を締結する電子契約。従来、紙で取り交わされていた契約書を電子データに置き換えたものを電子契約書と言い、それを利用した契約のことを電子契約と呼んでいます。

電子契約とは、契約をする双方の契約内容、約束事を電子ファイルで記録して残すことです。電子契約というと、難しく聞こえるかもしれませんが、多くの人がすでに利用しているオンラインショッピングも、売買契約は電子ファイルとして記録されているので電子契約にあたります。同様にオンラインで申し込み、決済まで完結する有料動画配信サービス、各種有料アプリ、オンラインで登録できるクレジットカード、銀行なども電子契約です。

企業間取引においても、電子契約が徐々に広がっています。特に新型コロナウイルス感染症によってリモートワークが進んだことは1つのきっかけになりました。

契約書や領収書といった重要な書面は、従来紙での発行が法律により定められていました。それが近年、時代の流れに合わせて法律が改正されてきました。雇用契約に関わる労働条件通知書も2019年4月1日から電子での取り交わしが解禁。定められた要件さえ満たしていれば、法律上電子データでの契約が可能となったのです。

雇用契約を電子契約で行うために必要な要件とは?

紙から電子に切り替わりつつある雇用契約。雇用契約を電子で行うためには、法律で義務付けられた要件を満たす必要があります。

その要件とは、簡単に言ってしまえば下記3点となります。
①労働者の同意が必要であること
②労働者を特定した方法で相手に契約書を送信すること
③労働者が契約書を書面(紙)に作成できること
※詳しくは労働基準法施行規則第5条4項に定められています

まずは①。こちらは、電子契約を行うには双方がインターネットを利用できる環境が必要のためこのような要件が求められています。しかし、最近はほとんどの人がスマホを持っており、インターネットが使えない方と雇用契約を結ぶケースは少なくなりつつあります。そのため、多くのケースにおいて①はクリアできる要件でしょう。

続いて②です。これは、不特定多数の人に労働条件や個人情報を開示しないようにとの意味が込められています。例えば、一斉メールで複数人に雇用契約書を送ったり、誰でもアクセスできるようなファイルサーバーを通じて電子契約書を送ることは避けた方が無難です。メールやSNSのメッセージ機能などを利用し、個人を特定した状態で契約書を送付する必要があります。

最後に③です。こちらは労働者が電子契約書を紙に印刷できる形で送付することが必要であるという意味になります。つまり、電子契約書はPDFやインターネット上のシステムから労働者がダウンロードできる形で交付するようにしましょう。

雇用時だけじゃない!電子契約導入のメリットは?

電子契約導入には3つのメリットがあります。

1.郵送作業がなくなり契約がよりスピーディーに
2.雇用契約にかかる郵送費用がゼロに
3.紙の保管スペースが不要

紙での作業がなくなることで、契約締結はより効率的になります。印刷や封詰め、宛名ラベルの作成といった郵送作業がなくなり、郵送費用も不要に。メールは即時労働者に情報を届けることができるため、郵送に比べて相手からの返送を待つ時間も短縮されます。また、紙に印刷しないため、契約書保管用のキャビネットやファイルも不要になります。

契約業務の手間を削減し、生産性を向上することができます。紙の契約書を交わすケースは、作成から取引先の手元に届けるまでに、印刷、ホチキス止めや製本、押印や署名の手続き、封筒への封入、郵送という作業が必要です。また、相手の確認と押印、返送も必要で、契約に至るまで時間と手間がかかります。電子契約はインターネット上で契約業務が行えるため、パソコンの作業のみで完結します。電子契約サービスによっては契約ステータスも確認できるため、到着確認などの作業負担を減らせます。

労働者側からみても、電子契約はとても便利。わざわざ印鑑を探したり、郵便をポストに投函しに行ったりする必要がなくなります。メールで届いたアドレスにアクセスし、必要事項を入力するだけ。これだけで雇用契約が結べるようになるのです。

電子雇用契約にはクラウドサービスの利用を検討しよう

雇用契約を電子データで行うときには、クラウドサービスの利用がおすすめです。担当者はクラウド上から労働者宛てに契約書を送付。受取った側はメール記載のアドレスにアクセスをし、名前や住所を入力すれば契約が完了します。

個人のメールボックスからPDFを1件ずつ労働者にメールしていては、作業が属人的になってしまう上、誤ってデータを削除してしまうこともありえますよね。

その点クラウド上に契約書が保管されるクラウドサービスを利用すれば、契約書の管理も一元化でき、IDがある人であればいつでも契約書を確認することができるようになります。

人数の多い契約(パート、アルバイト)こそ効果が大きい

特に、パートやアルバイトといった対象人数の多い契約には電子契約が適しています。

これらの雇用形態の方は短期での契約であったり、そもそも雇っている人数が多かったりして、作業量が多くなってしまう傾向にあります。人が入れ替わる度に書類を作成して、郵送する。この繰り返しです。しかし、クラウドサービスを活用すればこの煩雑さから解消されます。

大量の封詰め作業もなし。印刷作業もなし。返送されてきた書類の開封作業もなし。大幅な作業時間の短縮が見込めます。対象人数が増えれば増えるほど、これらの作業時間の低減が大きなメリットとなって返ってきます。

自社に適したクラウドサービスを選ぼう

クラウドサービスはそれぞれ違った特徴があります。作成済みの契約書PDFをクラウド上にアップする仕組みのサービスやクラウド上に契約書のフォーマットを作って入力をしていくサービスなど、どのサービスを選ぶかによって使い勝手が全然違います。

中には店舗スタッフの雇用契約に特化したクラウドサービスもあります。契約締結がアプリで手軽にできるため、人数の多いパートやアルバイトの雇用契約に最適。アプリ上で出社ボタンを押すことでポイントを貯め、貯まったポイントに合わせた自社製品・サービスの割引クーポンを発行することもできます。

このように、クラウドサービスにはさまざまな仕様のものがあります。自社がどのような使い方をしたいのかによって、適切なクラウドサービスを選定するようにしましょう。

電子契約のメリットとは?デジタル化解禁で変わる雇用契約まとめ

今回は、電子契約のメリットとは?デジタル化解禁で変わる雇用契約について紹介しました。
紙であることで煩雑な手続きを余儀なくされていた雇用契約。電子化の解禁により、それまでの苦労は過去のものとなりました。

雇用時だけではなく、電子契約のメリットは、紙での作業がなくなることで、契約締結はより効率的になります。印刷や封詰め、宛名ラベルの作成といった郵送作業がなくなり、郵送費用も不要に。メールは即時労働者に情報を届けることができるため、郵送に比べて相手からの返送を待つ時間も短縮されます。また、紙に印刷しないため、契約書保管用のキャビネットやファイルも不要になります。

各種クラウドサービスはデモ画面が公開されていたり無料プランが設定されたりし、誰でも気軽に使い勝手を試すことができるようになっています。まだ電子での雇用契約に挑戦したことのない方は、これらを利用してその手軽さをちょっと体験してみませんか。