美容室での顧客情報のペーパー管理に疲弊していませんか？デジタルな顧客管理システムに興味があるけれど、よくわからないという人もいるでしょう。本記事では美容室に導入する顧客管理システムの機能やメリット・デメリットについて解説します。導入しようか迷っている美容室のオーナーさんはぜひ参考にしてください。
美容室の顧客管理はエクセルで良いのでは？
美容室の顧客管理は「エクセル」でもできるのではないか？と考える人もいるでしょう。ここでは美容室の顧客管理をエクセルで行うメリット・デメリットを紹介します。
エクセル利用のメリット
エクセルを利用するメリットは、すぐに利用できることです。PCにはじめからインストールされている場合もあり、使い始めるための面倒な導入作業がいりません。さらにほとんどの人が使ったことがあるので、スタッフへの操作指導も不要です。また、ネット上に使いやすい無料のテンプレートも多数あります。このようなテンプレートを使えば関数の知識がなくても最低限のデータ入力・更新ができます。美容室の状況に応じてカスタマイズすることも可能です。エクセルは導入作業が省け、費用がほとんどかからないことがうれしいポイントです。
エクセル利用のデメリット
エクセルのデメリットはデータの扱いに手間がかかることです。無料のテンプレートなどを使ってもカスタマイズするにはそれなりのエクセルスキルが必要となります。カスタマイズできても、利便性に欠けていてデータの更新がしづらいということにもなりかねません。エクセルの腕に自信がある人は挑戦してみても良いですが、時間がかかるでしょう。
美容室で役立つ顧客管理システムの主な機能
そもそも美容室で役立つのは、顧客管理システムのどのような機能でしょうか？もちろん美容室ごとによっても違いますが、大半の美容室に共通して役立つような顧客管理システムの機能を紹介します。
・顧客のカルテを一括管理
・予約表の利便性向上
・顧客情報の分析
・スタッフの分析
・店舗分析
多くの顧客管理システムには、以上のような機能が含まれています。少し噛み砕いて説明していきます。
日頃のデータを一括管理
顧客管理システムでは、美容室で日常的に扱う顧客のカルテや予約表を一括で管理できます。これらの情報をデジタル化できれば、膨大な量の紙での管理に疲弊することもありません。また、紙での管理だと修正や更新がきれいにできず、他のスタッフが見たときにわかりづらいこともあります。PCやタブレット上であればデータの修正・更新が非常に簡単で、全スタッフにとってわかりやすく管理できます。
集めたデータを分析
顧客管理システムは日頃の利便性をアップさせるだけでなく、それらのデータを客観的に分析することができます。例えば次のようなデータを簡単に分析できます。
・男性客と女性客ではどちらが多いのか
・どの年齢層の客が多いのか
・若い女性に人気の髪型は？
・スタッフごとの顧客数は？
・どの店舗にお客さんが多いのか
美容室で顧客管理システムを導入するメリット・デメリット
ここからは美容室に顧客管理システムを導入するメリット・デメリットを解説します。導入しようか迷っている、本当に導入する必要があるのかなと考えている人はぜひ参考にしてください。
顧客管理システムのメリット
美容室で顧客管理システムを利用すれば、次のようなメリットが期待できます。
・データ管理の効率化
・全スタッフ・全店舗での情報共有が簡単に
・お客さんと良好な関係を築ける
・売り上げアップにつながる
まず、電子化によってデータ管理の効率化を図れます。紙は場所を取り、時には紛失の心配もあります。すべてPC上にあれば場所を取らず紛失の心配もありません。日々のデータ更新も簡単です。対象のスタッフがシステムに入れるようにしておけば、時間を確保せずともすべての情報をスタッフ間で共有できます。ミーティングの時間も省けるでしょう。これらのことが効率化されると、その分だけ時間が生まれます。その時間をスタッフの接客指導・接客戦略の考案にあてることでお客さんとより良好な関係を築けます。顧客満足度がアップすれば売り上げもアップすること間違いなしです。
顧客管理システムのデメリット
続いて、美容室で顧客管理システムを導入するデメリットは次の通りです。
・費用がかかる
・スタッフの指導が必要
・導入の初期設定が面倒
やはり新しいシステムの導入には費用がかかります。むやみに導入せず、目的をしっかり考えて必要な機能が揃っているシステムを選び、コストを抑えることが効果的です。またある程度の時間が経つまでは、スタッフの指導が必要となります。スタッフが利用しやすいシンプルなシステムを選ぶことが有効ですが、電子機器を比較的使い慣れている若いスタッフが多いのであれば心配しなくても大丈夫です。なお、導入の初期設定も面倒ですよね。業者によってはサポートしてくれるところもあるので、不安なときは相談してみましょう。
美容室で顧客管理システムをうまく活用する方法
せっかく美容室に顧客管理システムを導入しても、使いこなせなければ意味がありません。ここでは導入するだけで終わらない、顧客管理システムをうまく活用する方法を紹介します。
データを日々更新
システムを導入してもデータを更新していかないと、データは次から次へと古くなってしまいます。古いデータで分析をしても、現在の状況に合った売り上げアップの方法は見つかりません。特に顧客の情報や要望が変わったのにデータが更新されていないと、お客さんとの会話に支障が生じます。システムへのデータの入力が面倒となっていては本末転倒です。スタッフが手軽にデータを入力・更新できるためにも、操作がシンプルなもの、スマホやタブレットから操作できるものを選びましょう。
情報は全スタッフで共有
美容室の顧客情報は基本的に全スタッフで共有しておきましょう。スタッフ全員が顧客の情報を知っておくと、万が一スタッフが他のスタッフのお客さんを担当することになってもやりとりがスムーズになります。反対に情報を知らないと、お客さんにとっては2回同じことを聞かれている状態になり、美容室の印象が良くありません。全スタッフで情報を共有することは顧客の満足度アップにつながります。
美容室におすすめの顧客管理アプリ4選
ここでは美容室にとって使いやすいおすすめの顧客管理アプリを4つ紹介します。それぞれの特徴を簡単に説明していくので、ぜひ参考にしてください。
LiME
実際の美容師が企画から作成までした、美容師目線で作られた美容室のための顧客管理アプリです。カルテ・予約表管理はもちろんのこと、レポート機能を使って分析が可能となっています。さらにLINEとの連携ができ、お客さんはLINEから気軽に予約できます。
SALON FACTORY
予約情報をスタッフごとにカレンダーで管理できる見やすいアプリです。スタッフごとに閲覧権限を付けることができるので、大切な情報の漏えいを防げます。PCでは無料、iPadでは台数により有料となります。
coming-soon
過去の紙のカルテを写真として保存でき、データ入力の手間が省けるアプリです。また、施術後のヘアスタイルも写真保存できるので、次回のヘアスタイルの参考にできます。さらに売り上げの管理も可能です。
Bionly
顧客管理機能だけではなく、レジ機能や売上管理機能も付属しているオールマイティなアプリです。データを見やすくランキング表示することもできます。月額9800円（税抜き）で無制限に利用できます。
美容室の顧客管理まとめ
本記事では美容室への顧客管理システムの導入についてまとめました。最近ではカルテや予約表をデジタル化する美容室が増えています。これらのデータをデジタル化して日頃からタブレットを使えば、思わぬところでのメリットもあります。例えばヘアスタイルの相談のときにタブレットでさっと髪型を検索して、最新のヘアスタイルをお客さんに簡単に見せることも可能です。以前までは雑誌が主流でしたが、常に最新のものを常備しておくのは手間がかかります。
このように顧客管理システムを導入することで、お客さんと良好な関係を築くきっかけが生まれます。顧客満足度アップ、そして売り上げアップのためにも顧客管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
